Päivitämme Tietosuojaselostetta tarvittaessa. Kehotamme säännöllisesti tarkistamaan uusimman version lausunnosta verkkosivuiltamme.
Kokkolan heluntaiseurakunnan asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Pvm: 13.2.2019
1. REKISTERINPITÄJÄ
Kokkolan Helluntaiseurakunta, Hakalahdenkatu 88, 7100 Kokkola
2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ
Yhteyshenkilö: Alpo Huhtala Puh. 0405930119
3. REKISTERIN NIMI
Kokkolanhelluntaiseurakunnan asiakasrekisteri.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Kokkolan helluntaiseurakunta asiakkaan (ml. tukijan, lahjoittajan, palveluiden käyttäjän) tai jäsenen ja Kokkolan helluntaiseurakunnan välinen asiakassuhde, henkilön suostumus, henkilön antama toimeksianto, muu laillinen tai asiallinen yhteys.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
- Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, kanta-asiakasohjelman toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Kokkolan helluntaiseurakunnan toiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
- Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
- Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
- Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.
- Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja:
- Nimi, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, kieli, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
- Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, lahjoitustiedot, kanta-asiakkuuden voimassaolo, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa.
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
- Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
- Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
- Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut www-sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
- Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Kokkolan helluntaiseurakunta säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
- Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
- Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
- Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä, ja muut tunnetut järjestelmät.
- Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Kokkolan helluntaiseurakunnan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi yhdistyksen jäsenten toimittamia tietoja.
8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja luovutetaan tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin sekä Kokkolan helluntaiseurakunnan suoramarkkinointirekisteriin ja mahdollisiin muihin Kokkolan helluntaiseurakunnan henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Asiakastietoja ei luovuteta Kokkolan helluntaiseurakunnan lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
9. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
10. PROFILOINTI
Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Kokkolan helluntaiseurakunnan voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.
11. REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO-OIKEUS)
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Kokkolan helluntaiseurakunta kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Kokkolan helluntaiseurakunnan ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Kokkolan helluntaiseurakunta voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi antaa Kokkolan helluntaiseurakunnalle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.
12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET
12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Kokkolan helluntaiseurakunnan asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kokkolan helluntaiseurakunnan vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12.5 Muut oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Kokkolan helluntaiseurakunnan tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
13. YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Kokkolan helluntaiseurakunnan asiakaspalveluun puh. 0405930119 tai postitse osoitteeseen: Kokkolan helluntaiseurakunta, /Alpo Huhtala, Hakalahdenkatu 88, 67100 Kokkola. Kokkolan helluntaiseurakunta voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.